Lean w Medycynie – podryw służby zdrowia

Właściciele oraz zarządzający szpitali i placówek medycznych spotkali się na pierwszej konferencji Lean w Medycynie, podczas której poznali znane w produkcji i usługach techniki ciągłego doskonalenia. Przykłady stosowania metod Lean w pracy z personelem medycznym i generowane przez programy Kaizen oszczędności wzbudziły dyskusję i pozostawiły szereg pytań na temat przyszłych możliwości, korzyści dla pacjentów i ograniczeń, które obecnie istnieją polskiej służbie zdrowia.

Wyodrębnij procesy konieczne i zbędne

Pierwszą prelekcję wygłosił Henryk Metz z INCOSE Poland Chapter, kierownik projektów i ekspert Lean. W swoim wystąpieniu pokazał on skalę marnotrawstwa występującego zarówno w procesach produkcyjnych jak i usługowych. Przedstawił, czym jest „szczupłe zarządzanie” nie zapominając o procedurach zbędnych lecz koniecznych, które w służbie zdrowia mogą być szczególnie uciążliwe. Lean prowadzi tu do poszukiwań złotego środka pomiędzy efektywnością zasobów (stale zapracowani lekarze), a efektywnością przepływu. Sukces będzie trudny do osiągnięcia bez zaangażowania najwyższego kierownictwa. W drodze do doskonalenia zapewne także właściciele placówek leczniczych napotkają naturalny opór, który początkowo pojawiał się zarówno wśród pracowników firm produkcyjnych i usługowych, które obecnie z dumą chwalą się „szczupłymi procesami” i wydajniejszą obsługą klienta.



W drugim wystąpieniu o praktycznych przykładach zastosowania Lean w placówkach medycznych, opowiedział trener biznesu Grzegorz Koczor - Interim Manager Hill Train Sp. z o.o. Prelegent pokazał jak powołanie zespołów medycznych, wprowadzenie zebrań zarządu z kadrą menadżerską i spotkań z personelem wpływa na codzienne rozwiązywanie problemów. Zastosowanie tablic z aktualnymi projektami, wynikami pracy oraz zatorami w procesie to przykładowe rozwiązania, które pomagają zwiększać świadomość celu załogi i usprawniać komunikację między działami. Cykl Deminga, w tym przypadku wyrażony przez planowanie (z uwzględnieniem wąskich gardeł), wykonanie planu, badanie wyników i działanie, pozwala realnie obniżać koszty w procesie. Grzegorz Koczor w swoich wypowiedziach wskazał również na konieczność podejścia procesowego, pozwalającego podmiotowi medycznemu skupić się na potrzebach klienta, co w efekcie pozwoli rozładować kolejki. Zaznaczył, że Lean to nie tylko narzędzia lecz także sposób myślenia. Nakreślił, że Lean w medycynie szczególnie w Stanach Zjednoczonych przynosi wiele korzyści i nierzadko zadziwiające efekty. Na zakończenie podsumował, że główne wyzwania Lean Healthcare w Polsce to zero czekania (kolejek), zero strat (biegania), a także zero błędów (uszkodzeń). 

Zaangażować branżę w zmiany

Następnie przyszedł czas na warsztaty, podczas których rozgorzały gorące dyskusje na temat możliwości stosowania Lean w polskiej służbie zdrowia. Uczestnicy poruszali nie tylko kwestię motywacji pracowników do zmian, ale także sposobu komunikacji zadań i wyznaczania standardów. We wszystkich grupach warsztatowych pojawiły się pytania na temat NFZ – który zarządza publicznymi kontraktami stawiając duże ograniczenia i narzucając swoje procedury. Okazuje się, że podobne obawy przed stosowaniem Leanu miał jeszcze kilka lat temu sektor bankowy, który powoływał się na sztywne zarządzenia KNF. Jednak, obecnie przykłady z największych banków działających w Polsce pokazują, że możliwości doskonalenia procesów wewnętrznych są ogromne, a klienci i banki korzystają na sprawniejszej obsłudze.



Rozwiązania IT wspomagające przepływ

Po warsztatach głos zabrał Marek Walczak - Dyrektor Sprzedaży w firmie Wasko. Przedstawił rolę IT w zarządzaniu placówką medyczną. Pokazał przykłady stosowania IT w medycynie dla różnych grup odbiorców: personelu medycznego, pomocniczego oraz administracji i kadry zarządzającej. Ukazał także trudności informatyzacji w służbie zdrowia. Zaznaczył, że informatyzacja powinna być podyktowana dobrze sprecyzowanymi celami, a nie ustawowym przymusem. Niestety regulacje prawne wpływają na fakt, iż medycyna jest obecnie na wszystkich etapach informatyzacji jednocześnie. Dodając do tego kompetencje informatyków (dziś pod pojęciem informatyk kryje się ok. 20 profesji takich jak programista, administrator, specjalista ds. sieci komputerowych itp.), otrzymujemy mnogość aplikacji, a cały proces informatyzacji nie opera się o plan, lecz realizowany jest z dnia na dzień. Podsumowując, zwrócił uwagę, że IT to istotne narzędzie zarządcze dla medycyny oraz wyraził nadzieję, że „opóźnione wejście” jest szansą na wybór najlepszych rozwiązań.



Ostatnim prelegentem konferencji był Zygmunt Chudy, Dyrektor Działu Produkcji Haxon Id Bank S.A. Pokazał on możliwości zastosowania technologii RFID w zarządzaniu zasobami materiałowymi szpitala, automatyzacji rozliczeń usług zewnętrznych, identyfikacji procesów czy inwentaryzacji zasobów. Do korzyści niewątpliwie można zaliczyć m. in. sprawne umawianie wizyt, co wpływa na satysfakcję klientów, ograniczenie biurokracji a zatem niższe koszty, świadome zarządzanie i kontrola oraz wiele innych. Podsumowując Zygmunt Chudy podkreślił, że zintegrowanie systemów informatycznych z przedstawioną technologią, a co za tym idzie, wirtualizacja takich struktur jak karty pacjenta, wyniki badań, czy recepty, daje ogromne możliwości optymalizacji pracy placówek medycznych. Przekonywał również, że zgodnie z prognozami, zadania te wspomagane odpowiednim oprogramowaniem, będą realizowane w przyszłości przez układy RFID.

Lean Healthcare w polskiej służbie zdrowia?

Czy w polskiej służbie zdrowia jest miejsce dla Lean Healthcare? Pierwsze przedstawione przykłady pokazują, że tak. Szereg usprawnień, które przytaczają autorzy ze Stanów Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii czy Szwecji, przyniosły tam milionowe oszczędności. Tym bardziej cieszy fakt, że podczas pierwszej Konferencji Lean w Medycynie udało się wzbudzić dyskusję na temat szans wprowadzenia idei ciągłego doskonalenia u nas w Polsce.