Projekty Lean

 

Standup meetings! Klucz do podnoszenia efektywności zespołu

Czy można pozwolić pracownikom na zgłaszanie problemów i odejście od "pracy" na 20 minut dziennie? Codzienne mierzenie satysfakcji!? Przecież pracownicy nie będą szczerzy, nikt nie powie prawdy… Jak kontrolować przepływ w procesach usługowych? Codzienna, WIDOCZNA informacja o realizacji wyniku? Przecież mam to w raportach… Jak stabilizować i kontrolować wyniki? Jak rozbić silosy w najważniejszym procesie? Przecież mam tyle pracy i tyle zaległych tematów w kolejce…
Z takimi dylematami przystąpiliśmy do wdrażania spotkań odprawkowych pod koniec 2015 roku w Intrum Justitia. Był to początek tworzenia (jak się okazało po prawie 2 latach), serca i swoistego krwioobiegu naszego Lean. Po prawie 18 miesiącach możemy stwierdzić, że jest to główne narzędzie nadające właściwą dynamikę transformacji zespołów i procesów w kierunku Lean.
 
Czerwone czy zielone? To robi różnicę.

Ogólnie mówiąc, jest to trwające maksymalnie 20 minut spotkanie wszystkich osób z zespołu lub realizujących dany proces. Odbywa się zazwyczaj codziennie, a jego centralnym punktem jest tablica odprawkowa, na której zobrazowane są najważniejsze informacje dotyczące firmy, procesu, ale przede wszystkim zespołu oraz efektów jego pracy.

Ponieważ wykonanie ustalonych wskaźników procesu w zespole jest widoczne, każdy pracownik może szybko ustalić, czy realizacja procesu idzie zgodnie z planem. Zainteresowanych odsyłamy do internetu (wiele przykładów wideo) oraz zapoznanie się wynikami pewnej obserwacji - Hawthorne effect.


Codzienne spotkania przy tablicy

Board meeting (BM) – bo tak nazywamy nasze spotkania odprawkowe - to jeden z naszych głównych elementów sterowania i zarządzania wizualnego oraz doskonałe wsparcie kultury ciągłego doskonalenia w Intrum Justitia. Umożliwia szybką ocenę sytuacji w zespole lub procesie, jego kontrolę oraz ciągłe doskonalenie ludzi i procesów.

Każde spotkanie odbywa się zgodnie ze standardową agendą (ok. 15 - 20 minut) zawierającą:
  • Omówienie realizacji celów (globalnego, procesu, zespołu);
  • Zgłoszenie problemów oraz omówienie zdarzeń z ubiegłego dnia lub poprzedniej zmiany;
  • Szybką informację o inicjatywach lub zmianach w procesie;
  • Zebranie satysfakcji pracowników.
 
Elementy układanki

Każda tablica odprawkowa ma zbliżony układ, zawierający 5 podstawowych elementów:
  • Sekcja Cele i Wyniki;
  • Zidentyfikowane problemy (wraz z przypisaniem odpowiedzialności za poszukiwanie rozwiązań);
  • Sekcja zadań (Tablica Zielone - Czerwone);
  • Kalendarz Niko - Niko (badanie satysfakcji pracowników);
  • Matrycę kompetencji w zespole (elastyczności pracowników).
Tablica wizualna - Lean

Aby upewnić się że wypracowany standard działania jest utrzymywany, cyklicznie prowadzone są audyty zarządzania wizualnego. Obejmują one obszary związane z:
  • Kompetencjami i rolami Lean Liderów;
  • Postępem w standaryzacji procesu;
  • Elementami zarządzania wizualnego (odpowiednie sekcje na tablicach odprawkowych);
  • Standardem dokumentacji procesowej oraz najważniejsze:
  • Podsumowaniem nauki zespołu oraz podnoszeniem kompetencji w zespołach.
Idealnie jest gdy zamieszczone informacje spełniają wymóg „dwóch sekund”, czyli możliwość samodzielnego zrozumienia informacji w ciągu 2. sekund od spojrzenia.
 
Ciągle pracujemy nad tym aby równie cyklicznie utrzymać drugi z audytów – dotyczący sposobu prowadzenia spotkania odprawkowego. Umożliwia on przekazanie informacji zwrotnej prowadzącemu spotkanie, bo nie zostało to dotychczas powiedziane, każdy z członków zespołu rotacyjnie realizuje spotkania odprawkowe jako prowadzący. Nabywa w ten sposób niepowtarzalne kompetencje, ale co ważniejsze – zostaje „wessany” przez kulturę Lean.

Informacja z audytu ma kilka olbrzymich zalety: jest wymierna, policzalna oraz koncentruje się na ocenie kompetencji, a nie ludzi. Wymaga również konsekwencji w prowadzeniu. 95% audytów jest wykonywanych przez liderów zespołów. Efekt w postaci wzmocnienia komunikacji i współpracy w firmie… niepoliczalny.

Obecnie oba wspomniane audyty prowadzone są głównie siłami Lean Team, lecz ciągle pracujemy nad tym, aby kompetencje były w całości przeniesione na zespoły i ich liderów.

Board meeting

Dlaczego chcemy to robić?

Jest wiele powodów, przede wszystkim traktujemy ten element kultury Lean, jako coś oczywistego. Warto wspomnieć także o:
  • Uzyskaniu możliwości zarządzania istotnymi dla nas w danym momencie wskaźnikami, zarówno na poziomie zespołu jak i procesów głównych;
  • Nie musimy pytać, wszystkie istotne informacje powinny być omawiane na odprawkach, wystarczy na nie przyjść. Jeżeli w tym czasie mam inne obowiązki, wystarczy że zobaczę tablicę danego zespołu w innym czasie;
  • Pracownicy mogą zgłaszać, rozwiązywać oraz eskalować problemy, które przeszkadzają w realizacji celów;
  • Podniesione przez pracowników problemy stają się źródłem wyzwań dla menedżerów, których rola zmienia się w ich „lodołamacza”;
  • Informacje nie „giną” w komputerach;
  • Budujemy silne relacje w zespołach;
  • Planujemy Kaizen.

W naszej ocenie, największą korzyścią jest ciągła praca nad przełamywaniem silosów, wzmocnienie komunikacji w firmie oraz możliwość zbierania informacji o satysfakcji pracowników CODZIENNIE. Nieoceniony materiał da każdego lidera zespołu.

Przykład tablicy wizualnej

Jak zacząć pracować z tablicami na spotkaniach odprawkowych?

Nasze doświadczenia wskazują na to, że przede wszystkim trzeba zacząć. Wszyscy pracownicy chętnie angażują się w spotkania. Któż nie chce mieć realnego wpływu na swoje miejsce pracy? Jednak rola i znaczenie Board Meeting'u w zespole, ściśle zależy od zaangażowania liderów na każdym szczeblu organizacji. Zespół Lean na pewno powinien poświęcać temu odpowiednio dużo uwagi. Jest to zespół naczyń połączonych dlatego wszystkie zaniedbania szybko się mszczą.

Nie oczekujmy od razu 100% ideału, drobnymi krokami idźmy w tym kierunku.

Zawsze trzeba od czegoś zacząć, nawet jeżeli nie do końca wiemy co i jak zmierzyć oraz jak to przedstawić. Kontrolujmy i wizualizujmy najlepiej jak potrafimy, najlepiej ciągle się doskonaląc.
Cała organizacja powinna budować zaufanie, a każdy pracownik identyfikować i zgłaszać problemy w realizacji celów.



Grzegorz Kuszneruk
Lean & Change Manager
grzegorz.kuszneruk@intrum.pl
 
Wojciech Kozioł
Lean & Change Manager
wojciech.koziol@intrum.pl
Grzegorz Kuszneruk, Wojciech Kozioł - Lean & Change Manager, Intrum Justitia



Śledź nas w social media Aktualności  
Nagroda Stowarzyszenia Lean Management Polska

Nagroda SLMP jest nową inicjatywą Stowarzyszenia Lean Management Polska, która została zaprezentowana podczas Lean Trendy 2017. Projekt ma na celu nagrodzenie przedsiębiorstw o najwyższym poziomie zastosowania zasad i praktyk lean management.

Polecamy
Kalendarz konferencji Lean  
  Październik 2017  
PON WT ŚR CZW PT SOB NDZ
2627282930311
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
303112345
PatronujemyŚledź nas na Facebooku